Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL.
Este software público permite incorporar la gestión de los documentos a procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, ahorrando tiempo, costos y recursos y ejerciendo control sobre los documentos.
Actualmente está siendo utilizado y/o implementado en muchas entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15.000 usuarios.
Su uso está siendo estudiado por entidades y organizaciones del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.
En entrevista con la Dirección de Tecnologías de la Superintendencia de Servicios Públicos, José Alfredo Ruiz Peralta, afirma como gerente público en diferentes entidades del sector; que el Estado Colombiano necesita gestionar de manera estándar, eficiente, eficaz, segura y unificada todas las comunicaciones que genera o recepciona el estado utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Urna de Cristal: ¿Qué propone para resolver la anterior necesidad?
José Alfredo: Potenciar el sistema de Gestión Documental ORFEO de la Superservicios: que ha probado durante 15 años que resuelve la necesidad planteada. Ha gestionado durante ese periodo en la Superservicios aproximadamente 16 millones de documentos de los cuales se puede conocer en línea toda su trazabilidad.
Urna de Cristal: ¿Cree que se deba asignar o asegurar directrices mediante normatividad?
Se debe asignar una determinada Entidad del Estado para que sea la encargada de administrar un Sistema de Gestión Documental estándar que deba usar todo el Estado de manera obligatoria. Es decir, un sistema con fuerza de Ley de utilización obligatoria como el SIIF, pero en el ámbito de la Gestión Documental. Hoy ninguna entidad tiene esta responsabilidad. Es decir, el problema no tiene papá. No hay una política de Estado al respecto, hay un vacío y por ello cada Entidad le toca resolver el problema como pueda.
Urna de Cristal: ¿Cómo cree que se deben trabajar las sinergias y el aprovechamiento de experiencias?
José Alfredo: No partir de cero. El Sistema ORFEO es un buen candidato para que sea la semilla del sistema requerido, pero se debe potenciar en su arquitectura, con presupuesto, empoderamiento nacional, organización y normatividad para que pueda responder a la necesidad planteada. Considerando lo anterior, los costos de la solución requerida van a ser menores que si se partiera de cero, dada la experiencia de la SUPERSERVICIOS al respecto, la cual puede ser aprovechada por la entidad que finalmente tenga la responsabilidad de administrar el sistema de Gestión Documental Unificado del Estado Colombiano.
Urna de Cristal: ¿Plantea alguna solución para el Estado Colombiano?
José Alfredo: Si se utiliza la sinergia, la experiencia de la Superservicios y otras entidades que han implementado ORFEO, el Estado Colombiano y con el empoderamiento de una Entidad responsable con normatividad, organización y presupuesto, todo el país podría tener la solución deseada en un tiempo relativamente corto, de seguro mucho menor que el que requirió el Estado para el sistema SIIF, con una envergadura similar a éste pero en materia de gestión documental, aspecto igualmente crucial en un Estado moderno.
Como conclusión, se espera que estas líneas sirvan para iniciar un debate sobre el vacío que deja ver el país por tener un Sistema Único de Gestión Documental para el todo Estado Colombiano.